En los últimos años los viajes de negocios en las empresas se han vuelto más frecuentes. Por ello, es importante aprovechar al máximo las estadías y optimizar el tiempo y los recursos. En un viaje de negocio muchas veces lo que está en riesgo es algún trato o convenio que quiere cerrarse o el prestigio de la empresa a la que representás. La regla de oro es: Planeá todo con anticipación. Porque estos viajes son muy diferentes a los viajes de placer; planificando adecuadamente evitarás imprevistos o lo podrás resolver con mayor facilidad. Tanto si sos un novato de los viajes corporativos o un viajero de negocios experimentado (a veces hay cuestiones tan evidentes que las dejamos de lado) hoy te queremos compartir 10 Tips para que tu viaje de negocios sea un éxito.
10 Tips para que tu viaje de negocios sea un éxito
- Preparar bien la documentación importante: Pasaporte, pasajes, reservas de alojamiento, acreditaciones laborales, carnet de conducir internacional, etc. El ritmo de los viajes corporativos suele ser bastante caótico, así que lo mejor es preparar la documentación con anticipación y llevártela toda impresa. Además, recomendamos tener una copia digital, ya sea en la nube (Google Drive, Dropbox por ejemplo), enviártela a tu correo o tenerla guardada en un USB. Si te gusta la tecnología te recomendamos usar la aplicación TripCase para organizar en una aplicación todos tus viajes.
- Informarte sobre el destino: El desconocimiento sobre la cultura empresarial del lugar puede ser un problema para tus negocios. Informate muy bien sobre aspectos culturales como los códigos de vestimenta, el protocolo y las normas de cortesía, las costumbres del lugar, etc.
- Elegir y hacer correctamente la valija para que puedas salir de viaje tranquilo y ligero: En este post específico te compartimos 20 Tips para ejecutivos: Consejos a la hora de hacer la valija.
- Tener cuidado con el tiempo de desplazamiento: Para evitar llegar tarde a tus reuniones comprobá previamente el tiempo que necesitarás para ir de un sitio a otro. Podés informarte en el hotel o a través de aplicaciones móviles sobre los distintos medios de transportes y las distancias y tiempos de demora.
- Prever los gastos: Antes de irte probar los límites de tus tarjetas bancarias y conocer si se utilizan en el lugar que vas. También podés pedir un anticipo para los gastos en tu empresa. Los vuelos a primera y última hora del día, si los trayectos son cortos, facilitan aprovechar la jornada al máximo y suelen ser más baratos, por ejemplo.
- Elegir el hotel adecuado: Puede ahorrarte no solo mucho dinero sino mucho tiempo que dedicar a tus reuniones con clientes y compañeros. La ubicación del hotel es uno de los criterios más importantes que deberías tener en cuenta a la hora de reservar uno u otro, ya que será el lugar desde el que te desplaces para asistir a tus compromisos laborales. Además podés hacer uso del Day Use en algunos hoteles. Para leer más sobre los Beneficios del Hospedaje Day Use te recomendamos leer este post.
- Planificar bien el negocio: Contactá a los clientes potenciales antes del viaje, coméntales de tu llegada e intenciones de iniciar actividades comerciales, te permitirán concertar una cita previamente. Estudiá a la empresa con la que vas a hacer negocios, consultá antecedentes y cómo hacer tratos con ella. También mantené cierta flexibilidad en la agenda, no la satures con compromisos, porque podría surgir algún almuerzo inesperado para cerrar un negocio u otro evento interesante.
- Tomarse un tiempo de relax: En un viaje de negocios también es necesario un tiempo de descanso. Si estás acostumbrado a una rutina de entrenamiento muchos hoteles cuentan ya con gimnasio o spa o si prefieres salir de tu alojamiento conviene elegir un hotel cercano a alguna zona verde para que puedas pasear un rato al aire libre. En este post te contamos sobre algunas Rutinas de entrenamiento para hacer en los gimnasios de los hoteles.
- Mantenerse conectado: Para trabajar y comunicarte con tus compañeros de empresa o familia en los tiempos tecnológicos que corren asegúrate de tener wifi o contratar un plan de internet para no estar lidiando con contratiempos. Una alternativa es HolaSim, el chip prepago para viajes al exterior. Contar con una notebook, smartphone, tablet o cualquier dispositivo electrónico con posibilidad de conexión a Internet para poder trabajar durante tu viaje de negocios es fundamental.
- Tener en cuenta el postviaje: Una vez de regreso, agradecer a las personas contactadas por las reuniones realizadas y gestionar y promover nuevos encuentros. También podés compartir tu experiencia y sugerencias con los demás compañeros de tu empresa, para entre todos poder sacar un mejor provecho del viaje.
¡La planificación de los negocios es más importante que la planificación del viaje pero ambos aspectos son claves en los viajes de negocios!
